学習机も仕事用デスクも能率UPは整理が鍵!できる人の机に

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パターン

仕事に限りませんが、作業をするときの机やテーブルの上はどんな状態でしょうか?いつも綺麗な状態であれば、仕事ができる人かも知れません。

デスクが整理整頓できていない人は、仕事がと手も忙しそうに見えてしまいます。仕事量の違いはあるかもしれませんが、だからといっていつも整理整頓できていない人が仕事量が減ってもデスクの状態は劇的に変化するとも思えません。

整理整頓がで来ている人は、仕事があまりない人、暇そうな人に見えてしまうものです。きちんと整理整頓が出来ているのに、暇と判断してはいけません。子供の学習デスクも仕事でのデスクも頭の整理と連動していると思った方が良いようです。

もちろん、家仕事である家事も同じことが言えて、食卓テーブルになんでも物が置いてある状態ではないでしょうか?食卓テーブルなのに関係ないプリントや広告がいつも置いてあったり、筆記用具や携帯の充電器などを置いている・・・とか。たまにお邪魔したお宅でお見掛けしてしまいます・・・。

仕事でデスクに向かう人も、学習デスクを使用する子供を持つ子育て中の親の立場でも、机やテーブルの使い方は知っておいた方がいい!

能率だけではなくオフィス仕事や家仕事である家事、学習の成果へも影響するということについてまとめてみました。

 

学習机、仕事の机はどうして乱雑になってしまうのか?

忙しいしやることが沢山ある、物も多いから仕方がない!そんな風に思ったり言い訳をしていないでしょうか?暇じゃなければ掃除や整理整頓ができないから・・・と。

学習デスクや仕事用デスクが乱雑になってしまったり、それを放置してしまう場合には様々な考え方が影響しているようです。

①身の回りの物は自分の持ち物であると思っている。(それほど必要ではないけれど、持ち続けて身の回りに置いている状態)

②目の前、手の届く範囲に書類や仕事関係の物がないと落ち着かない・・・と感じている。(子供の場合も学習関係の物など目の前に置きたい、落ち着かない・・など)

③整理されていない事が常態化しているために、すべての物が必需品だと感じている。

④自分のデスクで一時的に使用したものでも、共有物とみなしていない。(会社から一時的に借りて作成した書類、子供ならリビングに置いてあった文具類など)

⑤自分のデスクの引き出しを見られたくない。

⑥基本的に面倒だと感じることが多いため、物を取りに行くなどしなくても済むように身の回りに置いている。

 

物が散乱していると、物を探す時間が増えてしまう

物が散乱している状態では、当然のことですが物をすぐに見つけられるとは言えません。必要なものをいつでもすぐに取り出せる状態でなければ、一つの作業時間に大きな違いがあります。

仕事をしている時間よりも、物を探す時間に気持ちが向いてしまうので、仕事の質も低下してしまいそうですね。仕事、勉強に集中できる環境ではない・・・と言ってもいいのかもしれません。

仕事ができる人、勉強ができる人はいつでも物がきれいに片付いている状態である!ということが例外なく言えて机の整理をして環境が整えられる=頭の中も常にスッキリ整理できる・・・と。

 

とにかく不要なものは捨てるところからスタート!

まずは捨てるところからスタートしなければ、物は増える一方です。そこで、必要な物、不要な物を一つ一つ取り出しながら判断はしません。そうすると、判断はスムーズにできなくなってしまいます。

どうしてか?と言えば、よくあるのが写真などが出てきて懐かしんでしまったり、少し前のプリントや書類に目を通したときに、ついつい読み初めて時間が経過したり・・

捨てるという判断をする作業が進まない・・・こんな経験はありませんか?そんなことをしていると、どんどん時間ばかりが過ぎて捗らず、散らかしただけ・・・という状態とか悲惨ですね。このようなことがないようにするためには、まずは、全ての物を一か所にまとめてしまいます。

 

仕事デスクの場合・・・仕事のデスクでは書類、書籍、文具、その他と分類します。

学習デスクの場合・・・学習デスクでは、学校の教材、家庭用の教材、プリント類、文具類、その他と分類します。

家庭でのテーブルの場合・・・食卓テーブルなどの場合は、キッチン関係、その他に分類します。

上記のように分類すると、必要な物、不要な物がすぐに判断できます。分類した中から必要なものを拾い、その他の物は捨てるという判断ができます。

ここで、捨てようかどうしようか?と判断が鈍ってしまうと時間が掛かって作業は進みません。できるだけスパッと決めてしまいましょう。

捨てない、捨てる・・・の判断は時間とスペースが基準です。

時間⇒その物をつかっていない期間が1年以上経過しているなら捨てる・・・公的な書類であれば過去○年分は保管などという判断ができます。

スペース⇒物を片づけるスペースを引き出し1つ、ファイル1冊・・などと決めて収まるボリュームにするなど。

 

捨てる、捨てない以外の整理方法とは?

整理するには、とにかく物を捨てる!断捨離しよう!と捨てればOK!みたいな風潮も垣間見られます。しかし、人間そんなに単純ではありませんね。

過去なんてどうでもいい・・・なんて切り捨てられるものではありません。切り捨てたい過去もありますが(笑)思い出の物や愛着のある物があるのは自然なことです。

この捨てるに捨てれない物のやり場が難しく、このボリュームによって片付かない・・・というものですよね。スパッと捨ててしまえ!と無理に決断しても後悔してしまうのは、精神衛生上良いとは言えませんね。

どうにも片付かない物、整理のポイントとは?

・捨てることに迷っている物の整理は・・・

迷っている物として一つの箱や引き出しにまとめてしまいます。迷っているときは素直に迷っている物としてひとまず保管して、期限を自分で決めます。期限は長くても1年、せいぜい3か月程度が無難ではないでしょうか。

この期限内に閲覧、使用をすることがなければ、迷うことなく無条件で捨ててしまいましょう。もしも、この決めた期間内に使用することがあった場合には、必要な物として分類して保管をします。

・思い出の物、愛着のある物の整理は・・・

時々、思い出の物として触れられるように、箱やファイルなどを用意して保管しておきます。

・やりかけている書類、宿題、提出用の物などの整理は・・・

途中で停止している仕事の書類や、学校での提出用のプリント、宿題などは紛失してしまうのはとても恥ずかしいことですね。やりかけているだけに、いつでも手の届くところに・・・とデスクの上に置いておきがちです。

ところが、デスクの上に置いたままでは、また新たな書類が増えてしまい紛失しやすいですね。こんな時は、いつでも閲覧できるように一つのファイルや保管ケースを準備しましょう。

一時的に保管しておくためであり、いつでも閲覧できる状態であることがポイントです。ですから、カテゴリや分類はする必要はなく途中経過の物、後から必要なものはここにひとまとめにしてしまいます。

「さて、あの書類が必要だ!あのプリントは?というときにこのファイルやケースを見れば、すぐに見つけることができます。

 

書類や教材類は寝かせるよりも立てて収納がポイント!

仕事オフィスでの書類や学習デスクでの教科書や教材の保管方法は、2通りあります。「寝かせる」「立てる」です。

寝かせる収納は引き出しやトレーなどのように、積み重ねる整理方法にです。そのため、後から入れたものが一番上になるため、最初に入れたものを見つけにくく取り出したり探すのに少し時間が掛かってしまいます。収納スペースは引き出しなどの場合、空きスペースができることもあり有効活用が難しいです。

立てる収納は本棚などのように収納する整理方法です。収納や取り出しがスムーズな点や、サイズ、ボリュームが見てわかること、収納スペースを有効活用できるなどの点でメリットが多いです。オフィスデスクや学習デスクも、本棚が備わっていない物がありますから、ブックエンドやファイルボックスに収納するなど一工夫は必要です。

ファイルボックスが便利!

ファイルボックスはブックエンドが無くても収納できますし、ブックエンドのように重要による負荷で崩れる心配もありません。

ファイルボックスを何個か購入しておけば、仕事用の書類やファイル、学校用のプリント、教科書、家庭用ワークなど分類して収納できて一目瞭然です。

ファイルボックスはサイズも様々ですから、細かなメモ帳などでも分類して収納できます。ファイルボックスというと、どうしてもオフィス、事務的なイメージがありますが、これは学習デスクでも十分活用するべきではないでしょうか。

100円ショップでも無印でもどこでも購入できますし、デザイン、カラーも豊富にそろっています。子供が選んだ物で収納すれば楽しくなりそうですね。

そして、何よりもこのファイルボックスによって、引き出し収納のデメリットも解消してくれます。少し、深い引き出しであればファイルボックスで仕切ることにより、立てて収納することも可能になります。

見出しや分類するラベルを張っておけば、いつでも収納する場所が分かり、片づける場所が分かります。

 

整理整頓の基本は、使った物を元の場所に戻す

子供が物を片づけていても、本棚にあった物を違う棚に置いておく・・・ということが良くあります。片づけているとはいえず、適当に置いただけです。物を別の場所に移動しただけ。そのため、後から「ないない!!」と大騒ぎするのですが、おかしなところに置いてあるのです。

物を片づける、収納するという動作を面倒だな・・・と感じている人は、安易に開いているところに置いてしまうものですね。そして、ズボラな人はどうせ明日使うんだから・・・と言って出しっぱなしにしておくこともよくあります。

日常生活や仕事の中では、いつでも毎日使うものばかりです。だから出しっぱなし・・・それをすべて物に適用したら、物が散乱するのは当たり前ですね。

片づけるということは元の場所に戻すことが基本。決まった場所に戻さなければ、次に見つけることは困難になってしまいます。

自分が置いても翌日にはどこに置いたかなんて忘れてしまいます。自分でも見つけられないものを、他の人、家族だって見つけられるわけがありません。物を元の場所に戻して、ようやく物事を共有できます。これは、職場、学校、家庭内でも同じことがいえるのではないでしょうか。

 

物を元の場所に戻す仕掛けづくり

使ったものを元の場所に戻すとき、人は誰もが適当になってしまいがちです。ファイルボックスにはラベルを付けて、入れるものを書いておきます。

ラベルの色で分類してもよいですし、書類などにも同じ色を貼っておけば完璧です。学校用の教材などの場合には難しい収納方法ですが、家庭内、オフィスでは活用できます。

本棚やキャビネットでは、図書館のように棚にも番号やラベル、カテゴリ分けしておくと一目で判断できます。

 

集中して仕事ができる、集中して勉強ができる環境づくり

机の上に物がある状態では、常に集中力が途切れてしまいます。次の作業をしようと思っても、必要な物探しに時間を奪われてしまいます。

勉強でも同じことが言えます。順調に進んでいるように見えた学習内容も、集中できなくなってしまえば覚える量も減ってしまいます。

今やらなければならないもの以外の物が、机の上にあると、ついつい手に取って眺めてしまいがちです。寄り道してしまって一つの作業や学習に集中できません。

①探し物をしないために

・物をカテゴリ別に分類する

・使い終わったものは元の場所へ戻す

・書類や書籍はカバーリングをしないで一目で分かるようにする、表示を大きくする

②今使う必要なものだけを机の上に置く

・仕事や勉強ではできることは一つだけ、関係のない物は置かない

これらを徹底できたら、仕事も勉強も能率UPしそうです。

 

最後に・・・

整理整頓はお互いに協力がないと成立しないものでもありますね。一人がいくら丁寧に整理整頓に励んだとしても、使っている他の人が使いっぱなし、元の場所に戻さない・・・となれば、物を探す時間はもちろん増えてしまいます。

そして、他人によって物探しを強いられると、これがまたイライラは倍増するもので。できればお互いに気持ちよく過ごしたいです。元に戻したくなるような環境づくりが大切ということを実感します。

子供も大人も誰が見ても分かる状態にする・・・その作業さえもひと仕事かもしれません。これができるか?できないか?ができる人、できない人になるのでしょうか。

整理整頓したつもりでもまだまだだ!と実感しましたら即実践したいですね。

-整理整頓

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