仕事 できない?整理整頓術で仕事できる人に!

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部屋の中はいつも物が置いてある、机の上にはペーパー類、物が散乱していて、必要なものを探すのにいつも時間が掛かっている・・・。また、受信したメールフォルダは開封されないまま、溜まってしまい大事な連絡メールの区別ができていない。

いつも時間に追われていて、物事が混乱状態になってしまう・・・忙しいという理由でこのような状態になってしまっていませんか?

勉強ができる人、仕事ができる人のデスクはいつもきれいに整理整頓されているもので、メールや電話といった情報のやりとりもスッキリと完結に行い、時間に追われていることは少ないものですね。

そして、仕事だけではなくプライペートな時間を、スッキリとシンプルに過ごすために整理整頓術についてまとめてみました。

 

整理=不必要なものは持たない、仕事できないなんて言わせない!

学校教育の現場でも良く言われている言葉であり、自分自身もよく使う言葉で「整理整頓」がありますね。ある意味、このキーワードがスローガンのようにも捉えられているかもしれません。

 

「整理」

整頓は片づけるという意味があり、整理は不要なものを明確にすることで、捨てて持たないということです。

・身近にあるものは最低限必要なものであり、必要なものがすぐに取り出せて見つけることができる。

・探し物をする時間が不要

・仕事や作業にすぐ取り掛かって、短時間で済ませることができる。

このような状態ではないでしょうか。このくらいシンプルに行動できるようにするには、過去の物に縛られないことが必要になってきます。整理は、余分な物を持たないで生活、人生をシンプルに単純にすることで、新しいものを生み出す力にするための作業・・・といってもいいのかもしれません。

過去に捕らわれていたら、新しい道へ目を向けられないですからね。

 

「整頓」

整頓は、整理して必要最小限になった物を使いやすい状態に並べたり、名札をつける作業のことです。仕事で必要なものを整理して、仕事がしやすい状態に整頓するとことですね。

・少なくなった必要なものを、取り出しやすく配列する。

・何が入っているのか?など誰もがわかるようにラベル(名札)を貼る。

 

必要なもの、必要な情報の区別、分別をする→整理する

現代は、物があふれている状態で便利なものが、次から次へと生み出されています。便利なものは面倒な作業を省いてくれたり、時間短縮してくれますが、このような便利な物の買い物も十分注意が必要で、誤った判断でうっかり購入してしまうと不要なものを増やしてしまう原因になってしまうことも・・・。

商品の広告やイメージによって欲しくなかったはずが、必要性を感じてしまったりと情報の判断は意識しないと流されてしまいます。自分自身の選択基準を持っていれば、流されることなく不要な情報も思い切って捨てることができます。

この選択基準となるフィルターを明確にすることも整理の一つで、今後の人生に必要とする情報、物を選ぶ力となってくれます。

仕事できない人のためのフィルター3原則

今後の人生においても、未来の自分にも必要となる情報は限られているもので、3原則の情報さえあれば不自由なく生きていけるはずです。余計な情報を入れてしまうと惑わされ、不安になり、落ち着かなくなってしまうものですね。

一般常識→社会人として身に着けておくべきこと、理解しておくこと

仕事→仕事に必要なもの、役立つ物事

趣味→自分自身が興味関心のある物事

このくらいシンプルでいいのではないでしょうか。自分が必要だと感じる情報というのは、とても限られています。

 

仕事や作業は短時間で集中!数分の短い時間も上手に活用する

仕事に家事に時間はいくらあっても足りない・・・忙しくしている人はとにかく時間が欲しいと願うばかり。しかし、誰もが1日の時間は決まっています。忙しくても暇でも1日24時間は変わりません。

仕事が丁寧であることはとてもステキなことですが、丁寧に完璧しなければ気が済まない・・・そんな人もいます。周囲の状況もお構いなしで自分のペースで完璧を目指し、さらには周囲の人にまで同じことを望んでしまいがちです。そのようなことになると、仕事上の人間関係にも影響してしまいますね。

仕事は時間をかければ良い出来であるとは限りません。短時間に集中した方がミスも減りますし、限られた時間で工夫することも可能になります。制限や条件があることによって、工夫してより効率も出来もよくなる可能性があるというわけですね。

短時間で作業を終わらせることと、やっつけで終わらせることは意味が違うので、作業時間が短ければよい・・・というわけではないので、適当な作業はできればしないほうがいいですね。

時間がない・・・という人ほど、時間の使い方が上手ではないとも言えるわけで、作業と作業の合間の数分でできることを進めてしまいましょう。時間は皆一緒です。限られた時間をいかに上手に有効に使うことができるのか?で仕事ができる人、仕事ができない人に分かれてしまうものですね。

5分という時間があったら何ができるのか?オフィスの仕事であれば、未読メールに目を通す、メールの返信をする、コピーをする、要件を伝える・・・などのうちの1つは完了できそうですね。

仕事に限らず、家庭内の家事も同じです。洗濯物を取り込む、洗濯物をたたむ、お米を研ぐ、玄関の掃き掃除をする、お湯を沸かす、お風呂掃除をする、トイレ掃除をする、食器を拭いて片づける・・・などのうちの1つができそうです。

仕事も家事も一つ一つは細切れ作業の集合体・・・と思えば、片づけるスピードもUPしそうですね。

 

仕事できない人から脱却!物や情報に一定の制限時間を作って処分!

簡単に物や情報を手に入れることができる一方で、これらを捨てることができない人も多いものです。思い切って捨てる、処分するという判断が必要になりますね。

面倒だからこのままここに入れておこう・・・いざというときのために・・・とあれこれと言い訳が浮かんで捨てることができないのではないでしょうか。

情報を捨てることができない心理2種類

・持っていることで安心している

流行に乗り遅れたくない、周囲から取り残されたくない・・・そんな気持ちになって必死で物や情報をかき集めていませんか?持っていればいつでも使える・・そんな気持ちでついつい物を捨てることもできなくなってしまうのです。

物を使うことよりも物を持っていることに目的が変わってしまっています。物に執着して物を収集することになってしまいますよ。

 

・物があるだけで安心できる

物が自分の手元にある、目の前にあるだけで安心できる・・・このような心理から、ベッドの周り、デスクの周りにたくさんの物を置いてしまう人がいます。物がある状態でホッとできる空間であると感じてしまうようです。

 

物を買った時、使い始めたときに制限時間を作る!

必要最低限で必要だと感じたものを購入したとき、買った物に制限時間を作りましょう。食品であれば賞味期限のようなもので、一定の期間が過ぎたときに処分する・・・というものです。

「物」と一言で言っても、目的やカテゴリによって制限時間の使い分けは必要です。物も分類することで制限時間となる、自分なりの基準を作っておくと迷わず、ためらわず物を手放すことができそうですね。

①時間が経過することで重要度が下がる物(配布プリントや新聞などのようなもの)

②長期間保持しておく必要がある物(有価証券、写真など)

③買い替えによる不要な物(取説、カタログ類など)

(カッコ内)は、わかりやすく紙媒体のものを挙げてみました。最近はデータ化して保存することも可能ですから、確実な処理保存ができれば、紙媒体そのものは不必要・・・という時代でもあります。

アナログでも保存するか?しないか?という判断は、個人差があるものですので一概には言えず判断は分かれるところでしょうか。

 

仕事できない→仕事できる人へ、メモの習慣で時間短縮!

数分の短い時間を有効活用しましょう!というお話を先にもしましたが、実際に実践するにはどうしたらいいのか?人は、いろいろな物事を考えたり、思いついたりと情報が入ったり、変化したりと目まぐるしいものです。

仕事の細かな事はもちろんですが、家庭でのやらなければならないことは、その一瞬に考えていても、1時間後には他の物事に追われている・・・ということは、子育てをしている方なら日常茶飯事ではないでしょうか。

あれこれと後回しになってしまいがちです。できる限り「後で・・・」「○○してから・・・」という言い訳をせずに、その場で取り掛かって消化することが理想です。しかし、どうしてもできない・・・そんな時には、必ずメモをすると時間経過と共に忘れ去られることもなく、自分で取り掛かれるだけのキッカケを作ることができます。

・今やろうと思ったけれど、すぐに取り掛かれない…けれどやらなければならない事

・翌日にやらなければならないこと、予定など

・聞いた話、本で調べた事、インターネットで気になっている情報、アイディアなど、役に立ちそうな物事など

このように、常にメモをする習慣があることで、1日の仕事、生活にメリハリがつきます。そして、メモしていることについて淡々と流れ作業のように消化していけば、整理が捗ります。

もちろん、ペーパーレスを徹底しているなら、携帯やスマートフォンにも便利なアプリ、メモ帳がありますから、気軽に入力してメモしてしまいましょう。メモ帳とペンは持ち歩いていると、自然とメモを取る週間も身に付きますよ。

 

物探しをする時間が無駄に・・仕事できない人は、情報共有ができていない?

仕事をスピーディーに、効率的に捗らせるためには作業のしやすい環境を作ることが大切ですね。散らかった雑然としたデスクで次から次へと仕事が片付いていく・・・ということはなかなかイメージしにくいものですね。

物探しをしている姿が目に浮かびますし、仕事に取り掛かっても落ち着きそうもありません。物事に集中できそうもない環境ではないでしょうか。

仕事は、個人の役割がありますし。自分自身が責任をもって仕事に取り組むことはもちろんですが、自分だけが分かっていればいい、ということはほぼありません。常に報告や連絡、相談が求められるもので進捗状況など、上司にも聞かれる機会が多いはずです。

このように、職場では常に情報を共有しておかなければならないものです。書類がどこにあるのか?現在の仕事、過去の書類、などは「整頓」によってどこにあるのか?ラベル貼付によって、誰もが共有しておかなければならないはずです。

自分だけが分かっている・・・という状態では、仕事は捗るわけはありません。物の所在が誰にでも分かるよう明確にする・・・情報共有ができていないと仕事ができない人になってしまう可能性があるので、注意が必要ですね。

物を探したり、探す間に人を待たせたり、他の人には分かりにくい書類、道具の配置では、時間のムダが目立つことになるでしょう。

 

整理整頓術は仕事だけではない!生き方そのもの?!

整理整頓というと、部屋の物、デスクの上の物など手元、目の前に存在している物についての活動・・ととらえると思いますが、目の前にある物に限りません。目には見えていない思考、時間の使い方も整理することができますし、人生でさえも整理することができそうです。

さらに、今すぐできそうな事として、人との関わり人脈も意識をして整理することが大切です。名刺交換しているものの雑多になっているようでは、今後の仕事で人脈をうまく生かすことはできそうもありません。

そのような分野の人なのか?今後、仕事でまた関わりがあるのか?その頻度は?など、今と今後を繋ぐためにも名刺も整理しておきましょう。いつ貰ったかも、顔も浮かばないような名刺は即処分するべきです。

仕事に時間短縮、有効活用が必須・・・という話を先にもしています。忙しい!時間が無い!と訴えるばかりではなく、小さな時間も上手に使えてこそ自分の自由が生まれるものです。そして、自分がとるべき行動については、常にメモをする習慣が、能率をUPしてくれます。

このように物質的なものではなく、考え方、時間の使い方などは個人によって大きく違って当然です。人にはそれぞれ性格がありズボラであったり、几帳面であったり、神経質であったり、大雑把であるなど様々です。

ところが、整理するという行為はベストな処理方法があるはずです。自分に合っている、自分流の整理術をいかに見つけ出すことができるのか?ということがポイントですね。

 

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